5 fatores para garantir o sucesso da sua Apresentação em Público

As competências de comunicação são fundamentais para quem quer ter sucesso, para quem se quer diferenciar. E tudo isto é válido, embora a níveis diferentes, na escola, na faculdade, nas empresas, na vida!”.

Palavras de João Pina, professor universitátio no ISCTE-IUL, formador e autor de autor de três livros ligados ao tema das apresentações em público: “Apresentações que falam por si”, “Como fazer apresentações em 10 etapas” e “Apresentações com Humor – Insensatez ou Profissionalismo?”

 

 

Saber conduzir uma apresentação em público, transmitir a nossa mensagem de forma clara e concisa, envolver uma audiência e criar impacto  é uma mais valia para qualquer profissional. A diferença entre receber o sim ou não de um investidor ou de alcançar a classificação pretendida pode estar na qualidade da sua apresentação.

 

Contudo apesar de ser fácil perceber a importância das apresentações em público, todos nós sem excepção já realizámos uma apresentação que ficou à quem das nossas expetativas.

Tipicamente, atribuímos o insucesso à nossa apresentação quando uma ou mais das seguintes situações se verifica:

 

  • Esquecimento de um ponto essencial que daria seguimento ao argumento seguinte;
  • Gaguejar ao defender ou explicar determinado ponto de vista;
  • Despender demasiado tempo na explicação de um slide em detrimento de outros;
  • Terminar a apresentação demasiado cedo ou mesmo exceder o tempo que nos estava destinado.

 

A questão que pode estar a colocar neste momento é o que fazer para evitar este tipo de situações e garantir o sucesso da minha apresentação?

 

Segundo o nosso parceiro formador João Pina, “A chave do sucesso de uma apresentação está sem dúvida no planeamento. A preparação das apresentações é fundamental para, como sempre digo, aumentar a probabilidade de se ter sucesso. Não existindo apresentações perfeitas, importa querer lá chegar.

Tal como no desporto de alta competição, em que não há campeões sem método, sem determinação, sem trabalho, sem sofrimento, sem procurar o detalhe, sem prática, as apresentações requerem estratégias idênticas.”

 

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O planeamento deve ser encarado como uma etapa obrigatória na preparação de qualquer apresentação. Planear não tem que ser uma tarefa extremamente complexa, contudo independentemente do cariz da apresentação exitem um conjunto de fatores fundamentais que tem que ter em conta no momento de planear, sendo eles:

 

1º – Objetivo da Apresentação

Definir o que nos propomos fazer e o que queremos atingir com a nossa apresentação é crucial para o sucesso da mesma. Definir objetivos permite-nos construir a estrutura da apresentação, alocar e controlar o tempo de forma eficaz, ajuda-nos a não fugir do tema essencial e igualmente importante permite-nos medir o sucesso alcançado. Cada apresentação poderá ter mais do que um objetivo sendo aconselhável a definição de não mais de 3 sobre o risco de os mesmo não serem alcançados.

Tomando como exemplo uma apresentação de vendas, poderemos ter como objetivo que os nossos clientes conheçam o produto e que saibam as vantagens que o mesmo lhe pode trazer.

 

2º – Resultados Esperados

Diferente da criação de objetivos é a definição dos resultados esperados, que pretendemos atingir no final da nossa apresentação. Por outras palavras, qual é a ação que desejamos dispultar na nossa audiência. Seguindo o exemplo anterior, o resultado esperado da nossa apresentação de vendas é que o cliente decida adquirir o nosso produto.

 

3º – Definição da Audiência

Fazer uma apresentação profissional para um grupo de investidores não é naturalmente o mesmo que realizar uma apresentação para os colegas de turma. A definição à priori de a quem se destina a nossa apresentação influenciará a estrutura da mesma e terá um enorme impacto na forma e nas técnicas utilizadas para envolver a audiência.

 

4º – Espaço da Apresentação

Qualquer orador, caso tenha oportunidade, deverá conhecer antecipadamente o espaço em que apresentação irá ocorrer. Por exemplo, a disposição das cadeiras da sala, ou em linha ou em formato circular , tem enorme influência na forma como interagimos com a nossa audiência. Planear todos os materiais a utilizar e saber quais os equipamentos técnicos à disposição são “detalhes” imprescindíveis a ter em conta.

 

5º – Estrutura da Apresentação

O tempo é sempre limitado e por vezes é difícil transmitir tudo o que pretendemos numa apresentação só. Assim, para ajudar na sua organização e na forma como conduz a apresentação, planeie e divida as suas ideias por blocos principais de conteúdo e organize-os consoante a prioridade dos mesmos, apresentando as suas ideias chave numa primeira fase para não correr o risco que algo importante fique por dizer.  Nesta estruturação inclua as ideias chave que pretende incluir tanto na introdução como na conclusão da sua apresentação.

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Não se esqueça destes 5 fatores, aplique-os e alcance o sucesso da sua próxima apresentação em público.

 

Agora que partilhei consigo as bases para um bom planeamento de uma apresentação em público, para concluir apresento-lhe os dois fatores fundamentais que o João nos confidenciou e que cumpre à risca antes de qualquer apresentação por ele facilitada.

“O primeiro é que a apresentação seja uma mais valia para quem está a assistir. O segundo é que eu me divirta a fazê-la.  Por isso, a minha missão é Tornar Cada Apresentação Numa Experiência Única para o Orador e para os Participantes.
Em concreto, importa ter sempre presente o melhor alinhamento possível entre objetivos, conteúdos, estratégia e avaliação.”

 

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